Как организовать мероприятие с небольшим бюджетом

, super_admin

Не у всех компаний есть средства на аренду дворца спорта и проведение мероприятия на 30 000 участников. Но качество события определяется отнюдь не объемом вложенных в него денег. Если вы хотите организовать достойное мероприятие с ограниченным бюджетом, то в этой статье найдете нужные рекомендации. Главное, надеемся, у вас уже есть: желание и решительность. А остальное, как говорится, дело техники. Итак, вот что стоит сделать, чтобы ваше малобюджетное мероприятие произвело такое же яркое впечатление, как ивенты мирового масштаба:

  1. Вдохновение и энтузиазм – превыше всего

Если команда организаторов настроена негативно – «Да что мы можем сделать с таким мизерным бюджетом!» – то и результаты будут соответствующими. Вместо этого вдохновляйте друг друга и людей вокруг себя, излучайте уверенность, что вы организуете потрясающее событие.

  1. Выбирайте дату и бронируйте место заранее

Аренда помещения обойдется куда дешевле, если найти его за полгода, а не за месяц или за неделю до мероприятия. Выбирая дату, важно также убедиться, что в этот период нет больших ивентов со схожей тематикой. Иногда бывает, что два похожих мероприятия либо забирают аудиторию друг у друга, либо «побеждает сильнейший», и вся публика уходит туда, где более агрессивная реклама и более именитые спикеры.

  1. Проявите фантазию при выборе кейтеринга

Во всем мире набирают популярность эко-мероприятия. Выбрав подобную концепцию, вы сможете, например, предложить гостям только вегетарианское меню, использовать бумажную посуду вместо фарфоровой, поставить кулер с питьевой водой, а не раздавать бутилированную. Все это существенно снизит ваши затраты. Кстати, кейтеринг вам вовсе не понадобится, если вы решите заменить фуршет кофе-брейком.

Фото здесь и далее: www.depositphotos.com
  1. Приглашайте к участию волонтеров

Помимо команды, которая будет помогать участникам при регистрации и во время мероприятия, можно также найти бесплатных фотографов, дизайнеров-создателей инфографики, модераторов панельных дискуссий и т.д. Главное – показать им ценность вашего события, объяснить, что они смогут бесплатно услышать очень полезный контент, расширить портфолио и заявить о себе.

  1. Учитесь договариваться

Один из верных способов сэкономить – сократить количество подрядчиков. Пусть вами занимается одна компания, а не несколько. В этом случае вы сможете договориться об уступках, особенно в перспективе долгосрочного сотрудничества. Также можно снизить бюджет в обмен на рекламу своих подрядчиков в соцсетях и по другим доступным вам каналам.

  1. Привлеките спонсоров

При слове «спонсор» многие почему-то представляют компанию-гиганта с филиалами по всей стране. Однако спонсором может выступить совсем небольшая компания или стартап со вкладом менее 1000 долларов. Все зависит от масштаба вашего мероприятия. Главное – вы должны четко понимать, чем ваше событие заинтересует спонсора и чем он заинтересует вашу аудиторию. Это поможет вам составить грамотное коммерческое предложение и обеспечит плодотворное сотрудничество.

  1. Используйте бесплатный маркетинг

Один из ключевых законов маркетинга гласит: люди покупают у того, кому доверяют. Чтобы человек купил билеты на ваше мероприятие, надо предварительно сформировать у него доверие к вашей компании. Для этого предлагайте людям что-то полезное и бесплатное. Проще всего это делать через соцсети, где вы можете собирать аудиторию, публиковать полезные посты, статьи, видео. Кроме этого, найдите медиапартнера и договоритесь об интервью и других публикациях. Таким образом, к началу мероприятия у вас уже будет лояльная аудитория, и вам не придется тратить огромные деньги на рекламу.

  1. Сделайте лендинг на конструкторе сайтов

Средняя цена сайта у хорошего дизайнера – 100 тысяч рублей, не считая работы программиста и услуг техподдержки. Если это за рамками вашего бюджета, сделайте сайт сами на бесплатном конструкторе. Некоторые компании обходятся даже без этого, просто создав страницу мероприятия в соцсетях.

  1. Если ваше мероприятие небольшое, приглашайте людей лично

Представьте 2 варианта приглашений. Первый: баннер в соцсети с надписью «Всем-всем-всем! Ждем вас такого-то числа по такому-то адресу!» Второй: личное сообщение через мессенджер, где вы называете человека по имени и говорите, что будете очень рады увидеть его на своем мероприятии. Стоит ли говорить, что второй вариант эффективнее. Поэтому, если вы готовы собирать аудиторию «вручную», используйте именно второй метод.

  1. Привлеките звездного спикера

Этот совет по снижению затрат может показаться странным – ведь звездный спикер обойдется дорого. Тем не менее, он может сократить расходы на ваше мероприятие. Во-первых, у вас появится инфоповод, который можно «продать» средствам массовой информации. Ведь они охотнее расскажут о вашем событии или возьмут у вас интервью, если в ивенте участвует звезда. Во-вторых, легче привлечь людей на одно известное имя, а не на десяток неизвестных. И, наконец, спикеру выгодно прорекламировать ваше мероприятие на свою аудиторию, а она у него немаленькая.

Надеемся, эти советы помогут вам организовать яркое запоминающееся событие, несмотря на ограниченность средств. А поиск и приглашение спикеров, подходящих именно вашему мероприятию, мы готовы взять на себя. Свяжитесь с нами любым удобным вам способом, и мы подберем спикера под вашу конкретную задачу.