Не у всех компаний есть средства на аренду дворца спорта и проведение мероприятия на 30 000 участников. Но качество события определяется отнюдь не объемом вложенных в него денег. Если вы хотите организовать достойное мероприятие с ограниченным бюджетом, то в этой статье найдете нужные рекомендации. Главное, надеемся, у вас уже есть: желание и решительность. А остальное, как говорится, дело техники. Итак, вот что стоит сделать, чтобы ваше малобюджетное мероприятие произвело такое же яркое впечатление, как ивенты мирового масштаба:
- Вдохновение и энтузиазм – превыше всего
Если команда организаторов настроена негативно – «Да что мы можем сделать с таким мизерным бюджетом!» – то и результаты будут соответствующими. Вместо этого вдохновляйте друг друга и людей вокруг себя, излучайте уверенность, что вы организуете потрясающее событие.
- Выбирайте дату и бронируйте место заранее
Аренда помещения обойдется куда дешевле, если найти его за полгода, а не за месяц или за неделю до мероприятия. Выбирая дату, важно также убедиться, что в этот период нет больших ивентов со схожей тематикой. Иногда бывает, что два похожих мероприятия либо забирают аудиторию друг у друга, либо «побеждает сильнейший», и вся публика уходит туда, где более агрессивная реклама и более именитые спикеры.
- Проявите фантазию при выборе кейтеринга
Во всем мире набирают популярность эко-мероприятия. Выбрав подобную концепцию, вы сможете, например, предложить гостям только вегетарианское меню, использовать бумажную посуду вместо фарфоровой, поставить кулер с питьевой водой, а не раздавать бутилированную. Все это существенно снизит ваши затраты. Кстати, кейтеринг вам вовсе не понадобится, если вы решите заменить фуршет кофе-брейком.
Фото здесь и далее: www.depositphotos.com
- Приглашайте к участию волонтеров
Помимо команды, которая будет помогать участникам при регистрации и во время мероприятия, можно также найти бесплатных фотографов, дизайнеров-создателей инфографики, модераторов панельных дискуссий и т.д. Главное – показать им ценность вашего события, объяснить, что они смогут бесплатно услышать очень полезный контент, расширить портфолио и заявить о себе.
- Учитесь договариваться
Один из верных способов сэкономить – сократить количество подрядчиков. Пусть вами занимается одна компания, а не несколько. В этом случае вы сможете договориться об уступках, особенно в перспективе долгосрочного сотрудничества. Также можно снизить бюджет в обмен на рекламу своих подрядчиков в соцсетях и по другим доступным вам каналам.
- Привлеките спонсоров
При слове «спонсор» многие почему-то представляют компанию-гиганта с филиалами по всей стране. Однако спонсором может выступить совсем небольшая компания или стартап со вкладом менее 1000 долларов. Все зависит от масштаба вашего мероприятия. Главное – вы должны четко понимать, чем ваше событие заинтересует спонсора и чем он заинтересует вашу аудиторию. Это поможет вам составить грамотное коммерческое предложение и обеспечит плодотворное сотрудничество.
- Используйте бесплатный маркетинг
Один из ключевых законов маркетинга гласит: люди покупают у того, кому доверяют. Чтобы человек купил билеты на ваше мероприятие, надо предварительно сформировать у него доверие к вашей компании. Для этого предлагайте людям что-то полезное и бесплатное. Проще всего это делать через соцсети, где вы можете собирать аудиторию, публиковать полезные посты, статьи, видео. Кроме этого, найдите медиапартнера и договоритесь об интервью и других публикациях. Таким образом, к началу мероприятия у вас уже будет лояльная аудитория, и вам не придется тратить огромные деньги на рекламу.
- Сделайте лендинг на конструкторе сайтов
Средняя цена сайта у хорошего дизайнера – 100 тысяч рублей, не считая работы программиста и услуг техподдержки. Если это за рамками вашего бюджета, сделайте сайт сами на бесплатном конструкторе. Некоторые компании обходятся даже без этого, просто создав страницу мероприятия в соцсетях.
- Если ваше мероприятие небольшое, приглашайте людей лично
Представьте 2 варианта приглашений. Первый: баннер в соцсети с надписью «Всем-всем-всем! Ждем вас такого-то числа по такому-то адресу!» Второй: личное сообщение через мессенджер, где вы называете человека по имени и говорите, что будете очень рады увидеть его на своем мероприятии. Стоит ли говорить, что второй вариант эффективнее. Поэтому, если вы готовы собирать аудиторию «вручную», используйте именно второй метод.
- Привлеките звездного спикера
Этот совет по снижению затрат может показаться странным – ведь звездный спикер обойдется дорого. Тем не менее, он может сократить расходы на ваше мероприятие. Во-первых, у вас появится инфоповод, который можно «продать» средствам массовой информации. Ведь они охотнее расскажут о вашем событии или возьмут у вас интервью, если в ивенте участвует звезда. Во-вторых, легче привлечь людей на одно известное имя, а не на десяток неизвестных. И, наконец, спикеру выгодно прорекламировать ваше мероприятие на свою аудиторию, а она у него немаленькая.
Надеемся, эти советы помогут вам организовать яркое запоминающееся событие, несмотря на ограниченность средств. А поиск и приглашение спикеров, подходящих именно вашему мероприятию, мы готовы взять на себя. Свяжитесь с нами любым удобным вам способом, и мы подберем спикера под вашу конкретную задачу.
