Как организовать выездное мероприятие для сотрудников

, super_admin

С какой целью ни проводилось бы корпоративное мероприятие – обучение, отдых или «2 в 1», его главная задача – это нетворкинг и улучшение коммуникации внутри компании. Чтобы сотрудники могли неформально пообщаться вне офиса, выездное мероприятие – отличное решение. Кроме того, это дополнительная возможность:

• улучшить атмосферу в компании и укрепить отношения между сотрудниками
• провести мозговой штурм на тему, касающуюся интересов компании
• обеспечить адаптацию новых сотрудников и их комфортное вхождение в коллектив
• анонсировать новости организации
• отметить корпоративные достижения и успехи

Чтобы выездное мероприятие было полезным и оставило у сотрудников только приятные воспоминания, к нему нужно тщательно подготовиться. Вот основные моменты, которые стоит учесть его организаторам.

1. Определите цели мероприятия
Пропишите их как можно более подробно. Ведь от целей будет зависеть выбор места и составление программы мероприятия.

Начало любого мероприятия – постановка целей. Фото: www.depositphotos.com

Для постановки целей полезно использовать проверенную технологию SMART:

S – specific: конкретная
Чтобы поставить конкретную цель, подумайте, каких именно результатов надо достичь на мероприятии. Например, ликвидировать напряжение между отделом маркетинга и отделом логистики или рассказать сотрудникам о целях внедрения CRM-системы.

M – measurable: измеримая
Подумайте о количественных показателях. Например, провести обучение для 30 сотрудников, в результате которого увеличить прибыль на ХХ%

A – achievable: достижимая
Вывести весь офис на Мальдивы – красивый план, но если он не укладывается в ваш бюджет, ставьте цели, которые соответствуют выделенным средствам.

R – relevant: актуальная
Цель может быть важной, но не своевременной. Для организации мероприятия стоит выбрать те цели, когда важны для компании здесь и сейчас.

T – time-bound: ограниченная во времени
К какому моменту нужно достичь поставленной цели? Например, знакомить новых сотрудников с компанией, ее ценностями и культурой лучше в первые недели их работы на новом месте. Впоследствии они адаптируются сами методом проб и ошибок. Так что готовить для них выездное мероприятие на протяжении полугода не имеет смысла.

2. Составьте план Б на случай непогоды
Если часть программы запланирована на свежем воздухе, обязательно подготовьте запасной вариант на случай непогоды. Речь не только о шатрах и навесах, где можно переждать кратковременный дождь. Если погода сорвет всё, что вы планировали для улицы, вам надо будет предложить сотрудникам альтернативную программу, только в помещении. Поэтому разработайте ее заранее.

3. Если предусмотрен активный отдых, не забудьте
о медицинской помощи
Полоса препятствий, веревочный парк, пейнтбол – привычные и любимые многими компаниями развлечения. Но от досадных случайностей не застрахован никто, поэтому заранее узнайте у принимающей стороны, где получить первую помощь. Вам, как организаторам, также стоит иметь с собой аптечку с самыми необходимыми средствами. Для весенне-летних мероприятий также возьмите с собой солнцезащитный крем и средство от укусов насекомых.

К активному спорту надо подходить во всеоружии. Фото: www.depositphotos.com

4. Заранее узнайте о возможных ограничениях
Например, если вы организуете мероприятие в доме отдыха, то кроме вас там могут быть другие гости, в том числе с детьми. Вряд ли им понравится, что вы шумите после 22:00 или слушаете громкую музыку. Если вы хотите разжечь костер или запустить в небо китайские фонарики, узнайте, разрешено ли это делать именно в этом месте. Скажем, небесные фонарики можно запускать только в безветренную погоду вдалеке от леса и населенных пунктов.

5. Изучите все, что касается технического и прочего оснащения площадки
Помните, что у всех людей свои представления о норме и здравом смысле. Например, вы считаете, что бесперебойный интернет – это само собой разумеющееся условие для любой локации. По факту выяснится, что в арендованном вами месте отсутствует не только вайфай, но даже мобильный интернет 3G, что станет для многих ваших сотрудников настоящей проблемой. Кроме этого, не забудьте спросить, есть ли на улице розетки, как обстоят дела с туалетами и т.д.

6. Организуйте встречу со всеми подрядчиками
Будет здорово, если перед мероприятием вы соберете всех подрядчиков в одно время в одном месте, чтобы скоординировать их действия. Технические специалисты, служба кейтеринга, фотографы – разумеется, каждый из них отвечает за свой участок, но лучше, если они познакомятся заранее и смогут работать как одна команда.

7. Отправьте подробное организационное письмо сотрудникам
Это должен быть не просто анонс предстоящего мероприятия, а памятка со всеми организационными моментами и инструкция, что взять с собой. Не стесняйтесь быть излишне подробным и посоветовать взять с собой запасную пару носков или перчаток. Погода бывает непредсказуема, особенно в межсезонье, поэтому лучше быть готовым к любым ее проявлениям.

Выездное мероприятие приходится планировать куда тщательнее, чем офисное. Ведь, например, если кому-то не хватило места, вы не сможете принести дополнительные стулья из соседней переговорной, так что все надо предусматривать заранее. Надеемся, что советы из этой статьи помогут вам сделать это легко, и все участники будут с удовольствием вспоминать организованное вами мероприятие.