Важные мелочи, которые стоит учесть при организации мероприятия

, super_admin

Дьявол кроется в деталях – этот афоризм подходит ко всему, в том числе к организации мероприятий. Вам кажется, что вы предусмотрели каждый нюанс, но какая-нибудь досадная мелочь может легко испортить впечатление от вашего события. Например, может случиться такое:

  • в зале очень душно, и участники то и дело выходят на свежий воздух, пропуская выступления спикеров
  • многим не хватило стульев, и слушатели толпятся в проходах
  • кейтеринг не принимает банковские карты, а банкомата поблизости нет
  • на месте очень плохое интернет-соединение, и люди не могут даже отправить сообщение через мессенджер

 Удобство и физический комфорт участников – превыше всего. Фото здесь и далее: www.depositphotos.com

Самый простой способ избежать подобных проблем – это поставить себя на место участника мероприятия и подумать, как пройдет ваш день: от регистрации на входе до получения пальто на выходе. Чтобы облегчить задачу, мы подготовили список самых важных мелочей, которые вам стоит учесть как организатору.

  1. Позаботьтесь, чтобы регистрация проходила быстро и удобно

Стойка регистрации – та самая «одёжка», по которой встречают. Поэтому пусть за ней работают не 1-2 человека, а столько, сколько нужно, чтобы избежать очередей. «Высший пилотаж» – это разослать накануне всем участникам электронное подтверждение регистрации с QR-кодом. В этом случае они просто достанут смартфоны, а ваши сотрудники просканируют код, избежав тем самым бумажной волокиты и сверки со списками приглашенных.

  1. Решите вопрос с гардеробом

Если мероприятие проходит в холодное время года, то не забудьте определить, где люди будут оставлять верхнюю одежду. Будет ли это гардероб самообслуживания, или вы наймете помощников, которые займутся выдачей номерков – решать вам. Главное, чтобы всем хватило вешалок, и в конце дня участники могли найти свою одежду именно там, где ее оставили.

  1. Поставьте указатели

Если вашу локацию трудно найти, поставьте указатели на видных местах прямо на улице. Также они пригодятся и в помещении. Участникам помогут указатели залов, фудкорта, туалетов и любых других зон, которые работают на вашем мероприятии.

  1. Составьте полезный «пакет участника»

Часто пакеты, которые дают участникам на входе, больше напоминают склад макулатуры. Гора ненужных листовок с рекламой, как правило, тут же летит в помойку. Вместо этого сделайте пакет полезным: положите туда бутылку воды, блокнот с ручкой, программу мероприятия и, возможно, даже карту окрестностей с указанием кафе и ресторанов, чтобы участники знали, где поесть в обеденный перерыв.

  1. Проинструктируйте волонтеров и оденьте их в одинаковые футболки

Если у вас недостаточно своих сотрудников, чтобы обеспечить поддержку участников во время мероприятия, пригласите волонтеров. Это можно сделать, например, через соцсети или вузы вашего города. Чаще всего молодежь на мероприятиях готова работать без вознаграждения. Главное – создайте для этих ребят ценность: объясните, в чем польза события и каких сильных экспертов они увидят и услышат бесплатно.

Заранее покажите волонтерам место их работы и дайте все необходимые инструкции

Каждому волонтеру поручите конкретный участок работы, но все они должны владеть следующей информацией:

  • программа мероприятия и очередность спикеров
  • расположение залов и какая сессия где проходит
  • где находятся туалеты
  • пароль от местного вайфая
  • где можно перекусить или попить кофе

Также будет полезно, если волонтеры будут одеты одинаково, например, в яркие футболки, чтобы участники без труда могли найти их в толпе и обратиться за помощью.

  1. Делайте ряды короткими

Когда расставляете стулья, не формируйте ряды из 20-30 мест. В этом случае человек, которому понадобилось выйти, будет мешать всем вокруг, включая спикера. Лучше делать частые разрывы между рядами, чтобы люди могли приходить и уходить, когда им удобно, не беспокоя соседей.

  1. Собирайте регистрации на следующее мероприятие здесь и сейчас

Если ваше мероприятие ежегодное, организуйте специальную зону, где участники могут записаться на следующее событие со скидкой. Можно также предложить скидку за опрос: попросите людей заполнить небольшую анкету, где они напишут, что хотели бы увидеть на вашем событии в будущем году.

  1. Предусмотрите чилаут-зону

Если для того, чтобы поговорить, людям нужно выйти на улицу, они могут не вернуться на ваше мероприятие. Поэтому будет здорово, если вы предусмотрите зону, где люди могут спокойно пообщаться, проверить почту, отдохнуть, просто посидеть в тишине.

  1. Сделайте удобные опции для нетворкинга

Нетворкинг на мероприятиях – одна из главных целей большинства участников. Помогите людям познакомиться и пообщаться. Например, можно установить стенд для контактов, куда любой желающий прикрепит свою визитку, или пригласить модератора, который будет стимулировать общение с помощью специальных заданий. Некоторые организаторы даже делают мобильное приложение, через которое участники находят нужных им людей прямо на мероприятии.

  1. Не забудьте про геймификацию

Если участники получили не только пользу, но и отлично повеселились, ваше мероприятие точно запомнится им надолго. Для этого внесите элемент игры. Можно установить фотобудку или смешные картонные фигуры для селфи, придумать игры для кофе-брейков. Сделайте специальный хэштег для вашего события и устройте конкурсы в соцсетях с его использованием.

Все перечисленные приемы не сильно увеличат ваши расходы на подготовку. Но это те самые маленькие особенности, которые принесут большую пользу каждому участнику вашего мероприятия.